Mengendalikan fungsi Management, Kekuasaan dan Pengaruh

A. Mengendalikan Fungsi Managemen

•         Definisi mengendalikan (controlling)

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan­penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

•   Langkah-Langkah dalam Kontrol

Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :

1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

5.      Tipe-Tipe Kontrol

• Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1.      Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2.      Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3.      Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.      Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

 ·         Sstrategi controlling untuk organisasi

Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :

ü  Transaksi Keuangan.

ü  Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.

ü  Manajemen Kas (Cash Management).

ü  Pengelolaan Biaya (Cost Control).

ü  Hubungan Manajer dan Bawahan

Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

·         Operasi-operasi Produktif.

B. B Kekuasaan dan Pengaruh

•            Definisi Kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh[1] [2] atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi (Ramlan Surbakti,1992).

Dalam pembicaraan umum, kekuasaan dapat berarti kekuasaan golongan, kekuasaan raja, kekuasaan pejabat negara. Sehingga tidak salah bila dikatakan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi pihak lain menurut kehendak yang ada pada pemegang kekuasaan tersebut. Robert Mac Iver mengatakan bahwa Kekuasaan adalah kemampuan untuk mengendalikan tingkah laku orang lain baik secara langsung dengan jalan memberi perintah / dengan tidak langsung dengan jalan menggunakan semua alat dan cara yg tersedia. Kekuasaan biasanya berbentuk hubungan, ada yg memerintah dan ada yg diperintah. Manusia berlaku sebagau subjek sekaligus objek dari kekuasaan. Contohnya Presiden, ia membuat UU (subyek dari kekuasaan) tetapi juga harus tunduk pada Undang-Undang (objek dari kekuasaan).

•  Sumber-sumber kekuasaan

1.      Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan

a.      Kekuasaan formal atau Legal (French & Raven 1959)

Contohnya komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana menteri.

Kendali atas sumber dan ganjaran (French & Raven 1959)

Majikan yang menggaji  karyawannya, pemilik sawah yang mengupah buruhnya,  kepala suku atau kepala kantor yang dapat memberi ganjaran kepada anggota atau bawahannya.

b.      Kendali atas hukum (French & Raven 1959)

Kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contohnya perman-preman yang memunguti pajak dari pemilik toko. Para pemilik toko mau saja menuruti kehendak para preman itu karena takut mendapat perlakuan kasar. Demikian pula anak kelas satu SMP yang takut pada senior kelas3 yang galak dan suka memukul sehingga kehendak seniornya itu selalu dituruti.

c.       Kendali atas informasi (Pettigrew, 1972)

Siapa yang menguasai informasi dapat menjadi pemimpin. Contohnya orang yang paling tahu jalan diantara serombongan pendaki gunung yang tersesat akan menjadi seorang pemimpin. Ulama akan menjadi pemimpin dalam agama. Ilmuan menjadi pemimpin dalam ilmu pengetahuan.

d.      Kendali ekologik (lingkungan)

Sumber kekuasaan ini dinamakan juga perekayasaan situasi .

•   Kendali atas penempatan jabatan.

Seorang atasan atau manager mempunyai kekuasaan atas bawahannya karena ia boleh menentukan posisi anggotanya.

•  Kendali atas tata lingkungan.

Kepala dinas tata kota berhak memberi  izin bangunan. Orang-orang ini menjadi pemimpin karena kendalinya atas penataan lingkungan.

2.      Kekuasaan yang bersumber pada kepribadian.

Berasal dari sifat-sifat pribadi.

a.       Keahlian atau keterampilan (French & Raven 1959)

Contohnya pasien-pasien di rumah sakit menganggap dokter sebagai pemimpin karena dokterlah yang dianggap sebagai ahli untuk menyembuhkan penyakitnya.

b.      Persahabatan atau kesetiaan (French & Raven 1959)

Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin. Contohnya pemimpin yayasan panti asuhan dipilih karena memiliki sifat seperti Ibu Theresa.

c.       Karisma (House,1977)

Ciri kepribadian yang menyebabkan timbulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan.

3.      Kekuasaan yang bersumber pada politik

a.       Kendali atas proses pembuatan keputusan (Preffer  & Salanick, 1974)

Ketua menentukan apakah suatu keputusan akan di buat dan dilaksanakan atau tidak.

b.      Koalisi (stevenson, pearce & porter 1985)

Ditentukan hak dan wewenang untuk membuat kerjasama dalam kelompok.

c.       Partisipasi (Preffer, 1981)

Pempimpin yang mengatur pastisipasi dari masing-masing anggotanya.

d.      Institusionalisasi

Pempimpin agama menikahkan suami istri. Notaris atau hakim menentapkan berdirinya suatu perusahaan.

•         Definisi Pengaruh

Pengertian Pengaruh Menurut Wiryanto

Pengaruh merupakan tokoh formal mauoun informal di dalam masyarakat, mempunyai ciri lebih kosmopolitan, inovatif, kompeten, dan aksesibel dibanding pihak yang dipengaruhi

Pengertian Pengaruh Menurut Norman Barry

Pengaruh adalah suatu tipe kekuasaan yang jika seorang yang dipengaruhi agar bertindak dengan cara tertentu, dapat dikatakan terdorong untuk bertindak demikian, sekalipun ancaman sanksi yang terbuka tidak merupakan motivasi yang mendorongnya

Pengertian Pengaruh Menurut Uwe Becker

Pengaruh adalah kemampuan yang terus berkembang yang – berbeda dengan kekuasaan – tidak begitu terkait dengan usaha memperjuangkan dan memaksakan kepentingan.

•          Pengaruh Taktik dalam Organisasi

Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempen-garuhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

 Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

            Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.

            Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

            Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

 Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

 Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

            Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Sumber :

 https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/definisi-controlling-dan-langkah-langkah-dalam-kontrol/

https://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan

https://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/

http://proseapengawasan.blogspot.co.id/

Pengorganisasian Struktur Manajemen dan Actuating dalam Manajemen

A. Pengorganisasian struktur Manajemen

1. Pengertian :Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang siapa melapor atau bertanggung jawab kepada siapa, jadi terdapat suatu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan
2. Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen meliputi :

          a. Organisasi Formal 
              Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan               suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. 
              Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

          b. Organisasi Informal

              Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu                         aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung,                         belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan               lain-lain.

        3. Manfaat struktur Fungsional dan Divisional

           

            a. Struktur Fungsional

                 Keuntungan yang didapat jika menggunakan struktur fungsional adalah :
                  • Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya secara efisien.
                  • Tugas – tugas yang konsisten dengan pelatihan – pelatihan teknis.
                  • Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi.
                  • Pelatihan yang mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.
                  • Jenjang karier yang jelas dalam fungsi – fungsi.

                  Kelebihan:
                  1. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
                  2. Memusatkan keahlian organisasi
                  3. Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja                                     karyawan
                  4. Memerlukan koordinasi internal yang minimum
                  5. Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya
                  6. Sesuai untuk lingkungan yang stabil

             b. Struktur Divisional

                 Kelebihan:
                 1. Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang                            lebih kecil.
                 2. Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh                          pada tugas-tugas.
                 3. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.
                 4. Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan                            divisinya.
                5. Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan                             karena adanya.

                

            4. Kekurangan dari struktur Fungsional dan Divisional

• Struktur Fungsional 

                Kelemahan tersebut adalah kurangnya komunikasi dan koordinasi antara fungsi – fungsi, keputusan – keputusan yang selalu mengacu pada tingkat hierarki, hilangnya tanggung jawab yang jelas terhadap produk atau pelayanan pengiriman serta inovasi yang lambat dalam menjawab perubahan lingkungan. Salah satu kerugian yang serius dari struktur ini terjadi saat anggota departemen fungsional mempunyai spesialisasi yang berlebihan dan segala sesuatu dipusatkan pada departemennya. Hal ini akan mengakibatkan sudut pandang yang sempit dan kehilangan pandangan terhadap sistem secara total. Kegagalan dalam berkomunikasi dan dukungan perluasan antar departemen merupakan hal yang biasa terjadi dalam situasi ini. Hal ini memperlambat pembuatan keputusan saat persoalan harus diselesaikan menurut tingkatan hierarki. Organisasi yang mengalami masalah structural seperti itu dapat mrnjurus pada kesalahan yang lebih fatal dalam persaingan di pasar.

• Struktur Divisional

                Adapun kelemahan dari struktur divisional adalah dapat menurunkan skala ekonomi, menyebarkan persaingan teknik dan keahlian, juga menciptakan persaingan yang tidak sehat antara unit – unit operasional. Struktur ini juga dapat meningkatkan biaya melalui penggandaan sumber daya dan usaha – usaha antar divisi dan mengarah pada penekanan yang berlebihan melawan tujuan – tujuan organisasi.

            5. Contoh kasus : PT Jasa Putra Indonesia, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yangmana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan. Tetapi perusahaan ini tidak membebaskan pengorganisasiannya bergerak dalam divisi lainnya maka tidak memudahkan karyawan untuk berkembang.

B. Actuating dalam Manajemen :

      1. Pengertian : Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

          Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

a.       Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

b.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

c.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,

d.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

e.   Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

s  

          2. Pentingnya Actuating dalam Manajemen 

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agarsemua agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapaisasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. artinya menggerakkan orang-orang agarmau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.

3.  Prinsip Actuating dalam Manajemen

     

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c.       Prinsip kesatuan komando

Referensi :

http://www.pengertianku.net/2015/06/pengertian-struktur-organisasi-dan-fungsinya.html

https://faizahistiblog.wordpress.com/mata-kuliyah/manajemen-dakwah/organisasi-formal-dan-informal/

https://simanjuntakamanda.wordpress.com/2014/10/31/manfaat-dan-kerugian-struktur-fungsional-dan-struktur-divisonal-tugas-ke-5-psikologi-manajemen/  

http://fnibrass.blogspot.co.id/2014/01/manfaat-struktur-fungsional-struktur.html

http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-dalam-manajemen.html

http://deaalliqafitri.blogspot.co.id/2013/11/tugas-6-definisi-actuating-pentingnya.html